¿Qué es un Programa de Automatización de Servicios Profesionales o PSA?

¿Qué es un Programa de Automatización de Servicios Profesionales o PSA?

 

¿Qué es un Programa de Automatización de Servicios Profesionales o PSA?

 

Un programa de Automatización de Servicios o PSA es un software que ayuda a la automatización de procesos de gestión de los servicios profesionales. Estos requieren, por lo general, de un ciclo de vida diferente al que necesitan los servicios tradicionales.

El ciclo de vida de los servicios profesionales comprende desde la detección de oportunidades, pasando por el desarrollo de la oferta, hasta el proyecto de implantación y despliegue, para finalizar con el servicio en ejecución.

Esto engloba una gran cantidad de procesos de gestión que están tanto dentro del mundo Project Portfolio Management, como fuera, por lo que la complejidad de la gestión de empresas de servicios profesionales es grande, tiene mucho riesgo y muchos puntos de “desconexión” entre las diferentes áreas participantes en todo el ciclo de vida.

Los Programas de Automatización de Servicios Profesionales o PSA permiten automatizar todo el ciclo de vida. Ayudan a trazar un servicio a un cliente, desde la primera fase de petición, pasando por la propuesta, el contrato, la ejecución del proyecto, la facturación y, finalmente la ejecución del propio servicio.

Esto proporciona una visión global de la empresa, que ayuda a la dirección a tomar mejores decisiones sobre la cantidad de recursos a contratar, a prever mejor el flujo de caja de la empresa y a poder tener un crecimiento  de ingresos aumentando la rentabilidad de la empresa.

Con los PSA se puede:

  • Analizar el impacto coste/beneficio de nuevas peticiones.
  • Capturar la demanda de nuevos clientes y de los que ya tengas en cartera, así como el ciclo de vida de sus peticiones. De esta forma tendrás un punto común para la entrada de las peticiones de servicio/proyecto y te será más fácil saber qué recursos necesitarás en cada momento.
  • Gestionar el rendimiento de los proyectos/servicios y recursos. Hacer una traza de las propuestas y contratos, sabiendo qué tipos de contratos se han hecho, qué planificación inicial tenían y tras la finalización del proyecto, saber dónde ha habido desviaciones y por qué. Con esto los directores comerciales y de operaciones estarán trabajando mano a mano y con la misma información, evitando las saturaciones de trabajo debido a que alguna de las partes no informó a la otra sobre qué peticiones hay en marcha o qué recursos hay disponibles en cada momento.
  • Realizar planificaciones financieras precisas en tiempo real.
  • Monitorizar el rendimiento del proyecto, tal como haría cualquier herramienta PPM. Esto es fundamental para poder hacer luego una mejor traza de los flujos de caja y de la utilización de los recursos.
  • Gestionar con encuestas la satisfacción de los clientes. Gestionar peticiones sobre el servicio implantado, así como gestionar la satisfacción del cliente sobre dichos servicios.

 

Las herramientas PSA no sustituyen CRMs o ERPs, ya que cada una de ellas es especialista en algunas de las funcionalidades comentadas. Más bien viene a conectarlas y a darles más valor, ya que permite integrar toda la información y procesos de gestión de principio a fin, ayudando así a tomar mejores decisiones sobre la empresa. Personalmente, creo que es muy recomendable integrar este tipo de herramientas con vuestro CRM para que las entradas de las peticiones de proyecto vengan por ahí, mientras que el ERP se debería alimentar sobre el estado de los hitos de facturación constantemente, así como de la propuesta que se debe elaborar en base a la planificación de recursos y trabajo realizada en el PSA.

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