Daptiv la herramienta de gestión de proyectos para hacer ágil tu PMO

Daptiv la herramienta de gestión de proyectos para hacer ágil tu PMO

“El 80% de las empresas dicen que su PMO (Project Management Office – Oficina de gestión de proyectos) no es lo suficientemente ágil para pivotar siempre o cuando hay un cambio”

Y nada más lejos de la realidad. La PMO se define como una entidad encargada de la centralización y coordinación de proyectos de la organización y como tal su estructura y procesos impactan directamente sobre el negocio. ¿Cómo es posible que tu PMO no sea lo suficientemente ágil para adaptarse al cambio?

Existe una solución tecnológica para tomar el control de la planificación y ejecución de proyectos. En MAINSS confiamos en Daptiv, una aplicación SaaS que utilizamos como herramienta de gestión de proyectos profesionales y que permite la gestión de la cartera, de la demanda, la administración de recursos, la gestión de proyectos, el seguimiento de costes, portfolio  y la propia información de los proyectos. ¿Suena bien, no?

En MAINSS utilizamos Daptiv porque es una aplicación altamente configurable y permite que nuestro cliente planifique y controle su cartera desde una perspectiva de arriba hacia abajo y se asegure de que está invirtiendo en los proyectos adecuados.

La herramienta de gestión de proyectos profesionales Daptiv nos permite ver en tiempo real lo que está ejecutando toda la empresa, por lo que es fácil responder a cambios y confirmar objetivos de proyectos y trayectorias con los objetivos generales del negocio.

Te explicamos en detalle:

La gestión de la cartera con Daptiv:

Desde el panel de control de Daptiv puedes crear cuadros de mando configurables para visualizar de forma general la salud de la cartera activa. Lo que permite hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.

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Destacamos estas funcionalidades tan útiles:

  • Comparación de los objetivos de la cartera con el presupuesto real para responder si su organización está ejecutando según lo previsto.
  • Alternar rápidamente vistas para ver las diferentes dimensiones de la información

Esta visión de alto nivel permite ajustar y optimizar la cartera de proyectos utilizando información en tiempo real para apoyar las decisiones.

El seguimiento de costes: Show me the money!

Con Daptiv puedes echar un vistazo a la asignación del presupuesto por departamento y ver cómo las iniciativas están mapeando a los beneficios trimestrales.

Del mismo modo, puedes evaluar cómo los atributos de cartera están impactando en el gasto y ver el resto del presupuesto en cada contexto.

Puedes utilizar esta herramienta de gestión de proyectos crear diferentes escenarios y ver cómo las inversiones afecten a su presupuesto total; llevar a cabo análisis de hipótesis y análisis de cartera, recusos, riesgo… todo para ayudar a la planificación de los proyectos y prevenir escenarios.

Gestión de la demanda:

La gestión de la demanda se hace sencilla desde esta herramienta de gestión de proyectos. Puedes gestionar las solicitudes entrantes de proyectos desde una sola vista y profundizar en los detalles de cada una de ellas.

No sólo eso: La aplicación permite crear comparaciones visuales para configurar una visión multidimensional en la que se pueda valorar la priorización de los proyectos y así puedas dar forma a tu cartera de una forma más fácil.

La herramienta consigue esta funcionalidad gracias a sus fórmulas y sistemas de puntuación para medir las solicitudes, racionalizar el consumo y que así sea fácil comparar datos y extraer información.

Administración de los recursos

La planificación de los recursos de abajo hacia arriba proporciona una visibilidad completa de todos los tipos de recursos y habilidades para una mejor planificación y una mejor utilización.

Daptiv es una herramienta altamente potencial para el project manager. Los gestores de los recursos pueden ver a través de esta aplicación la disponibilidad de los mismos, incluyendo la disponibilidad de personas.

Se basa en la premisa de que el flujo de trabajo automatizado entre los gestores de los recursos y las decisiones de los project managers hace que el proyecto se adapte de forma ágil al contexto dentro de la organización porque se trabaja de forma colaborativa.

Daptiv te da la información necesaria para detectar y conciliar las discrepancias entre el trabajo programado, informar de cambios o nuevas necesidades.

Este análisis de los recursos lo plasma des una vista de pájaro en la que puedes obtener informes de previsión para cada departamento o equipo y gestionar así la capacidad de impacto.

La gestión del proyecto

Con Daptiv la gestión del proyecto se hace de principio a fin controlando los recursos, los riesgos, las finanzas, el alcance y la calidad del proyecto.

La herramienta Daptiv permite una integración bidireccional con Microsoft Project, lo que hace que los equipos puedan importar datos y establecer proyectos de forma correcta.

En este área destacamos funciones sumamente útiles como pueden ser  la aplicación de plantilla pre-definidas para realizar ajuste en el perfil del proyecto o administrar y editar datos en la línea de tiempo utilizando diagramas de Gantt.  

Desde una sola vista, la aplicación configura un seguimiento de tareas, documentos, calendarios, discusiones y encuestas para cada proyecto. Y no se trata sólo de cómo dispone la información, sino de lo fácil que resulta actualizar los datos de cada proyecto desde el propio panel de la herramienta.

Tiempos y seguimiento de costes

Daptiv te da visibilidad a la hora de organizar el timing del proyecto y de las propias tareas, su asignación y aprobación. Además, su formato multidispositivo permite que lo hagas desde cualquier sitio gracias a su aplicación móvil.

Podrás obtener la información necesaria de forma inmediata y tener controlado el coste del proyecto y pronósticos reales.

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Informes

Sus funciones en tiempo real para generar informes mejoran la comunicación en la organización. Puedes utilizar los cuadros de mando para controlar los componentes claves del proyecto y extraer los datos que necesitas para enviar informes y comunicados a quien lo precise. A esto lo llamamos, un verdadero control del proceso.

Si aún te quedan dudas sobre cómo funciona esta herramienta, en MANSS somos expertos en la consultoría formación e implementación de Daptiv. Estaremos encantados de conversar y orientarte sin compromiso sobre posibles soluciones para hacer tu PMO ágil. ¡Hablemos!

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