¿Cómo hacer un buen cronograma para tu proyecto?

¿Cómo hacer un buen cronograma para tu proyecto?

¿Cómo hacer un buen cronograma para tu proyecto? (Parte 1)

 

En esta serie de posts queremos mostrar cómo crear un cronograma de proyecto y cómo llevarlo a cabo con algunas de las herramientas que conocemos (MS Project, CA PPM, Daptiv, Triskell y Changepoint PPM/PSA).

En este primer post queremos identificar conceptos y actividades, sin profundizar en las mismas (para eso tenéis el PMBoK y multitud de libros de Project Management), preparando a los lectores para los siguientes posts en el que mostraremos cómo realizar cronogramas de manera sencilla y rápida con las herramientas que conocemos.

Antes de empezar, hay  que aclarar que la gestión de proyectos NO es hacer un cronograma. Realizar el cronograma es parte de la gestión, pero hay que realizar otras muchas actividades para asegurar el éxito del proyecto.

Para realizar un cronograma hay que tener claro con qué variables y restricciones vamos a trabajar, es decir, todo aquello que debemos tener en cuenta para realizar el cronograma. En concreto:

1)     El alcance: Debemos tener claramente definido qué vamos a hacer. A partir del alcance, de las características del producto o servicio a entregar.

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2)     Las fechas: Todo producto, y más hoy en día, debe ser entregado en unas fechas. Estas fechas restringen la planificación de nuestro proyecto y hay que tenerlas en cuenta a la hora de realizar el cronograma.

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3)     El equipo: Es importante saber con qué equipo contamos. Hay que tener en cuenta tanto su capacitación (habilidades y experiencia) como su disponibilidad. 

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4)     Otros factores: como por ejemplo el riesgo, que nos ayudará a saber si hacemos una planificación pesimistas u optimista sobre las tareas afectadas por el riesgo). El presupuesto también es un factor a tener en cuenta a la hora de planificar, ya que podemos usar parte de ese presupuesto para optar por la subcontratación de determinadas actividades y así acelerar el proyecto.

 

 

Teniendo en cuenta todas estas restricciones podemos empezar a realizar un buen cronograma de la siguiente manera:

 

Los subproductos

 

Antes que nada, con el alcance en la mano, desglosamos el producto/servicio a producir durante el proyecto en sub-productos que nos permitan identificar las tareas y riesgos de cada uno de ellos de forma sencilla. Además, al hacerlo así, es fácil identificar las relaciones de dependencia entre subproductos y las actividades que los crean. El nivel de detalle y de profundidad de la “Estructura de Detalle del Trabajo” (EDt) depende del proyecto, del nivel de detalle que necesitamos para poder gestionar correctamente el proyecto. Al finalizar esta actividad tendremos una EDT sin fechas ni equipo asignado, simplemente con las dependencias (FinàFin, InicioàInicio, FinàInicio) que haya entre las distintas actividades.

 

Asignaciones

Con la EDT inicial podemos empezar a realizar la asignación de restricciones de fechas a las actividades, es decir, indicar cuándo deben empezar las actividades o hitos clave y cuándo deben finalizar (si es que hay fechas impuestas en ese momento).

 

Tras esto, tendremos que asignar recursos a las actividades. Para la asignación de tiempos y recursos debemos tener en cuenta la disponibilidad del recurso a asignar y su productividad (no es lo mismo un becario que un experto con 10 años de experiencia). Es importante tener calendarios de disponibilidad de los recursos, para que las asignaciones sean realistas.

 

También hay que tener en cuenta que, a pesar de que los recursos humanos pueden tener una capacidad diaria de X horas, lo normal es que no se tomen en cuenta todas esas horas a la hora de planificar (suelen haber interrupciones a lo largo del día que hacen casi imposible que trabajemos al 100% de nuestro tiempo en una única actividad o proyecto). Por último, según el riesgo que tengamos, podemos incorporar las horas de estimaciones pesimistas u optimistas o una media en cada tarea.

 

Revisión

Por último, revisar todo el cronograma. Normalmente no basta con una interacción para realizar un cronograma suficientemente detallado, suelen aparecer nuevos riesgos cuando incorporamos al equipo de trabajo (recursos críticos, sin experiencia, disponibilidad muy justa o la necesidad de subcontratar) y eso conlleva a realizar otra iteración de planificación.

 

Como he comentado previamente, esto es la base para crear un cronograma que nos permita tener el proyecto bajo control. Lo más importante es, como en todo en esta vida, el sentido común. Conocer hasta qué punto hay que detallar la EDT,saber qué con qué recursos vamos a contar y si se pueden producir fácilmente cambios en asignaciones de recursos a proyectos, son dos ejemplos de factores que debemos tener en cuenta y dependen plenamente del conocimiento de nuestra organización, de nuestro conocimiento sobre el área técnica sobre la que se desarrolla el proyecto y de la importancia del proyecto para la organización.

Para concluir, y hablando sobre la importancia del software de Project Management, creo que se hace imprescindible un software (enlazar a página de productos) que nos permita y ayude a crear la EDT de manera sencilla, que nos permita visualizar o auto-calcular la capacidad de recursos y finalmente, y a ser posible, que disponga de plantillas de cronogramas. Con todo esto, se hace mucho menos costosa la generación de cronogramas.

En nuestros siguientes posts iremos viendo cómo crear cronogramas desde las distintas herramientas que hay en el mercado, para que podáis determinar vosotros mismos cuál se ajusta mejor a vuestras necesidades de planificación o para que os sirva de guía rápida en caso de que ya dispongáis de alguna de ellas.

 

 

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